Un archivio unico, non cinque sistemi

Il primo compito dell’elenco, nell’articolo precedente, era tenere in un archivio unico ogni condizione commerciale. La frase di esempio era un test semplice: quando un prezzo cambia alle 9 del mattino, chiunque prepari un preventivo, emetta una fattura o paghi un premio su quel prezzo vede lo stesso numero entro le 9:05, senza che nessuno inoltri un file.

Oggi pochissimi produttori o distributori di medie dimensioni superano questo test, e la maggior parte lo sa. Ponga una domanda semplice come «quanto paga questo cliente per questo prodotto?» e la risposta dipende da chi interpella. Le vendite controllano il file dei prezzi. Il servizio clienti controlla l’ERP. La finanza controlla il report, che include l’allocazione dei premi, e chi ha negoziato l’ultimo accordo va a cercare nella propria casella email. Ognuno torna con quella che ritiene sia la risposta, ma spesso le risposte non coincidono.

Questo articolo spiega perché succede e che cosa serve per rimediare.

Dove si trova oggi l’archivio

Nella maggior parte delle aziende con cui lavoriamo, le condizioni commerciali sono distribuite in circa cinque posti.

1. L’ERP (spesso considerato il sistema di riferimento per il prezzo) contiene il prezzo che viene fatturato, insieme alla struttura di sconti che qualcuno è riuscito a configurare quando il sistema è stato introdotto.
2. Una cartella condivisa contiene i file dei prezzi: prezzi di listino, listini per cliente e la cartella di lavoro «master» con la logica di determinazione dei prezzi.
3. Contratti e accordi di prezzo speciale sono archiviati come PDF, a volte in un CRM o in uno strumento per i contratti, spesso in una cartella con il nome del cliente.
4. Le condizioni di premi e incentivi stanno in un foglio di calcolo della finanza o della contabilità, perché è lì che si calcolano gli accantonamenti.
5. Le eccezioni (approvazioni una tantum, l’email «allineiamoci al concorrente su questa commessa», il trasporto non addebitato a un buon cliente) vivono nelle caselle email e nelle chat.

Ciascuno di questi è stato impostato da un team diverso per uno scopo diverso, e ciascuno svolge abbastanza bene il proprio compito. Il problema è che nessuno di loro è tenuto a concordare con gli altri, e niente verifica che lo facciano. Cinque prospettive diverse sul prezzo, che di solito non concordano né raccontano la stessa storia.

Come cinque archivi si allontanano

Il disallineamento è raramente clamoroso. Si accumula attraverso lacune ordinarie di cui nessuno è responsabile.

I tempi sono la causa più comune. Un aggiornamento del prezzo di listino entra in vigore il primo del mese nel file dei prezzi e il cinque nell’ERP, quando qualcuno trova il tempo di caricarlo. Il contratto che prometteva di mantenere i prezzi fino a fine anno potrebbe non saperne mai nulla. Per qualche settimana, o a tempo indeterminato, l’azienda ha più di un prezzo valido per lo stesso articolo.

Gli identificativi vengono subito dopo. L’ERP conosce il cliente con un numero di conto di fatturazione, il contratto cita la capogruppo e la cartella di lavoro dei premi raggruppa i clienti per gruppo d’acquisto. L’accordo di prezzo speciale di un fornitore riporta il codice articolo del fornitore, che va mappato sul suo SKU prima di poter abbinare qualsiasi cosa.

Le unità di misura aggiungono un altro livello. Un contratto prezzato a cartone e una fattura emessa a pezzo sembrano uno sconto del 90% finché qualcuno non se ne accorge, e molti report vengono costruiti prima che qualcuno lo faccia.

Poi ci sono le condizioni che esistono in un solo posto. Il prezzo speciale finanziato dal fornitore è un buon esempio nella distribuzione. La fattura mostra una vendita al costo o sotto costo, e il sostegno che rende la riga redditizia arriva più tardi come richiesta di rimborso al fornitore, registrata altrove. In un recente progetto, le righe di fattura dell’ERP vendute nell’ambito di accordi con i fornitori mostravano nei dati di fatturazione un margine lordo negativo. Una volta ricollegato il sostegno del fornitore (premi SPA) a ogni cliente e SKU, le stesse righe avevano un margine pocket superiore all’11%. Nessuno aveva commesso un errore; il pricing non era «sbagliato». Le due metà di ogni accordo erano registrate in sistemi diversi, e niente le univa.

Questo esempio merita una seconda occhiata, perché il costo del disallineamento va in entrambe le direzioni. Archivi scollegati nascondono le perdite, come la maggior parte delle persone si aspetta. Ma possono anche far sembrare non redditizia un’attività sana, e questo porta alla conversazione sbagliata con il cliente sbagliato. Entrambe le cose sono negative.

Che cosa richiede davvero un archivio unico

«Un archivio unico» può sembrare un invito a sostituire l’ERP, e questo timore è uno dei motivi per cui molte aziende non cominciano mai. Niente paura, il suo CIO può stare tranquillo: sostituire l’ERP non è necessario. L’ERP continua a fatturare, e i contratti continuano a essere firmati nello strumento che preferiscono l’ufficio legale o Sales Ops. Il cambiamento è che ogni condizione commerciale è definita una volta, in un unico luogo governato, con una data di decorrenza e qualcuno che ne risponde. Ogni altro sistema legge da quell’archivio oppure viene riconciliato con esso.

In pratica si riduce ad alcuni lavori poco appariscenti.

Clienti, prodotti e fornitori vengono mappati una volta sola, compresi il collegamento tra conto di fatturazione e capogruppo, l’appartenenza ai gruppi d’acquisto, la corrispondenza tra codice articolo del fornitore e il suo SKU e le conversioni delle unità di misura. Ogni collegamento a valle usa così le stesse chiavi, invece di lasciare che ogni analista le ricostruisca.

Ogni condizione ha una data di inizio e una data di fine, così la domanda «qual era il prezzo di questo cliente il 3 marzo?» ha esattamente una risposta, e un accordo che doveva scadere scade davvero.

Ogni tipo di condizione ha un responsabile designato autorizzato a modificarla, e ogni modifica lascia traccia di chi l’ha fatta, quando e perché.

Le transazioni rimandano alle condizioni che ne hanno determinato il prezzo, così una riga di fattura può dire quale prezzo e quale accordo o programma di premi le si applicava.

È la parte di un progetto di pricing che richiede più tempo e che ne riceve meno in una demo, ed è per questo che così spesso viene sottostimata. È anche la parte che decide se tutto ciò che vi si costruisce sopra è affidabile.

Perché deve venire per primo

Ogni altro compito dell’articolo precedente legge da questo archivio. L’analisi delle perdite di margine ha bisogno che la riga di fattura sia collegata al premio e all’accordo che la riguardano, altrimenti il margine pocket è semplicemente sbagliato. Dimensionare una variazione di costo significa sapere quali clienti hanno una protezione del prezzo e fino a quando. Una raccomandazione vale quanto le condizioni su cui è stata costruita, e una traccia di audit può risalire solo a un archivio che esiste.

Le aziende che saltano questo passo e vanno dritte all’analisi tendono a ricostruire il collegamento a mano ogni volta che sorge una nuova domanda. È di nuovo il problema del foglio di calcolo, con un’interfaccia più gradevole.

Da dove cominciare domani

Può misurare in un pomeriggio quanto divergono i suoi archivi. Estragga dieci righe di fattura del mese scorso, di clienti diversi, e includa almeno un paio di righe vendute nell’ambito (o con il supporto) di un accordo speciale o di un programma di premi. Per ogni riga, annoti il prezzo secondo l’ERP, il file dei prezzi attuale, il contratto o l’accordo e le condizioni di premio che dovrebbero applicarsi. Poi annoti dove non concordano e quale fonte si è rivelata corretta.

Capita spesso di trovare qualche riga in cui le fonti non concordano e nessuno sa dire con certezza quale sia quella giusta. Questo breve elenco è un modo efficace per aprire la conversazione con finanza e IT su dove debba stare l’archivio e chi debba essere responsabile di ciascuna sua parte. Le dà anche una base di partenza su cui misurarsi una volta iniziato il lavoro.

Prossimamente nella serie: trovare la perdita di margine prima che la trovi la chiusura del trimestre.

In Revomo, questo archivio vive nel Data & Context Studio, incluso in ogni abbonamento. Se esegue il test delle dieci righe e desidera un aiuto per leggerne i risultati, saremo lieti di confrontarci. La prima analisi la offriamo noi.