La mayoría de las empresas descubren sus fugas de margen demasiado tarde para poder actuar a partir de ese análisis. Se cierra el trimestre, el margen bruto queda por debajo del plan y finanzas empieza a hacer preguntas. Un analista pasa una o dos semanas cruzando los datos de facturación con las provisiones de rappels y las facturas de los transportistas, y un gráfico de cascada aparece en la revisión trimestral más o menos un mes después del cierre. Todo el mundo está de acuerdo en que es útil. Para entonces, los pedidos que causaron la desviación ya se han enviado, y buena parte de los pedidos del trimestre siguiente ya están registrados con los mismos problemas.
En el artículo sobre las seis tareas, la segunda de la lista era mostrar dónde se fuga el margen mientras todavía hay tiempo para actuar. Su línea de ejemplo ponía el listón: finanzas y ventas pueden ver el pocket price (precio neto final, descontadas todas las bonificaciones) y el margen pocket por cliente y SKU cualquier día del mes, sin apartar a un analista de otra cosa durante una semana. La semana pasada hablé del registro que lo hace posible. Esta semana toca ver por qué las fugas suelen descubrirse tan tarde y qué cambia cuando usted puede verlas la misma semana en que se producen.
Las fugas aparecen tarde porque los datos llegan tarde
La factura es la única parte de una transacción que llega a tiempo. Todo lo que hay entre el precio facturado y el margen pocket funciona con otro reloj.
Los rappels se provisionan como mucho cada mes, a menudo sobre un porcentaje estimado, y se liquidan cada trimestre o cada año. La factura del transportista llega semanas después de que salga el camión, y nadie la vincula al pedido salvo que se lo pidan. Los abonos y las reclamaciones van llegando a cuentagotas durante el mes siguiente. El coste estándar puede revaluarse al cierre del periodo, lo que cambia sin hacer ruido el margen de todo lo que ya se ha vendido.
Así que la cascada completa (final, real) solo puede construirse cuando han llegado todas esas piezas, y en la mayoría de las empresas eso significa después del cierre. Construirla, además, es un proyecto y no una rutina. Alguien tiene que extraer cada fuente, alinear las claves y repartir los importes fuera de factura entre las transacciones que los generaron. Esa persona suele tener otro trabajo, y por eso el ejercicio se hace una vez por trimestre, cuando la desviación lo obliga.
Si junta toda la cronología, el desfase es mayor de lo que la mayoría espera. Un descuento que empieza a desviarse en la segunda semana de un trimestre se ve por primera vez, normalmente, en una presentación de revisión tres o cuatro semanas después de que termine el trimestre. Son unas quince semanas con las mismas condiciones en cada pedido que encajaba con ellas.
Assumes a leak starting in week 2 and a review deck about four weeks after close, as in the post. Hover or focus a row to read it.
Una SUM o una AVG trimestral oculta de dónde viene la fuga
La vista de cierre de trimestre también suele ser un total, y los totales se mueven despacio. Un margen pocket que ha caído 0,8 puntos parece una desviación modesta en una diapositiva. Por debajo, la fuga casi siempre está concentrada.
Este es un ejemplo ilustrativo para un distribuidor que factura unos $60 M al trimestre. Una caída de 0,8 puntos en el margen pocket son unos $480.000. Cuando por fin se construye la cascada a nivel de transacción, esos $480.000 podrían desglosarse así:
- Dos comerciales que aplican descuentos manuales muy por encima de su rango habitual en un puñado de cuentas: $190.000
- Líneas enviadas por debajo del coste porque una subida del proveedor llegó al fichero de costes antes que al fichero de precios: $140.000
- Portes no cobrados a clientes cuyas condiciones dicen que los pagan ellos: $95.000
- Un presupuesto de un gran proyecto con un precio muy por debajo de operaciones similares y que nunca se revisó: $55.000
Illustrative, not client data. The total is invisible in a quarterly average; each driver was visible within days of its first invoice.
Nada de esto se ve en el total, y cada partida tiene un responsable distinto y una solución distinta. La mayoría eran visibles a los pocos días de la primera factura afectada, para cualquiera que mirara la línea adecuada.
Ya explicamos por qué la distribución importa más que la media en la introducción a la cascada de precios, en abril. Aquí la cuestión es el momento. El mismo desglose que explica el trimestre pasado podría haber evitado la mayor parte.
Qué hace falta de verdad para encontrarla pronto
Ver las fugas en la misma semana empieza por el registro único del artículo de la semana pasada, porque cada línea tiene que estar vinculada al precio, al acuerdo y al programa de rappels que se le aplicaron. Sobre ese registro, unos pocos cambios prácticos marcan la diferencia.
La vista tiene que actualizarse a medida que se contabilizan las facturas, cada día o cada semana, y no cuando alguien tenga tiempo de reconstruirla. Parece obvio, pero descarta todo lo que dependa de un analista ejecutando una hoja de cálculo.
Los importes fuera de factura se estiman en el momento de la venta. Si el programa de rappels de un cliente paga un 3 % sobre este grupo de productos, la línea puede llevar una provisión del 3 % el mismo día en que se factura. Si los portes se facturan por peso y ruta, la línea puede llevar un coste de transporte estimado antes de que llegue la factura del transportista. Cuando llegan los importes reales, sustituyen a las estimaciones, y la diferencia se convierte en una medida útil de lo buenas que eran.
Cada línea se compara con líneas similares y no con una media global. Un descuento del 22 % significa una cosa en un pedido pequeño de un artículo genérico y algo muy distinto en un pedido grande de un producto especializado. Agrupar las líneas por grupo de productos, segmento de clientes y tamaño de pedido, y luego ver dónde se sitúa cada línea dentro de su grupo, es lo que separa una anomalía real de la variación normal.
Cada alerta necesita también un importe en dólares y un responsable. Una lista de 2.800 líneas por debajo del objetivo no es algo que nadie pueda revisar un lunes. Una lista corta ordenada por dólares de margen, con el comercial, el cliente y el código de motivo, normalmente sí. Convertir esas alertas en recomendaciones concretas es otro trabajo, y tendrá su propio artículo más adelante en la serie.
Las estimaciones bastan para actuar
La objeción habitual viene de finanzas, y es razonable: las provisiones y las estimaciones de portes no son importes reales, y nadie quiere perseguir una cifra que luego resulta ser errónea.
En la práctica, las estimaciones construidas a partir de las condiciones de los acuerdos y de las tarifas recientes de los transportistas se acercan lo suficiente para mostrar la dirección y la concentración, que es lo que necesita una alerta temprana. Saber que el margen pocket de un cliente ha bajado seis puntos este mes justifica actuar, tanto si la cifra real acaba siendo 5,6 como 6,3. La regularización de cierre de trimestre se sigue haciendo. Simplemente pasa a ser una comprobación de cifras que la gente ya ha visto, en lugar de la primera vez que alguien las ve.
Alguien tiene que estar mirando
El último hueco es la responsabilidad. Las fugas suelen quedar entre ventas y finanzas. Ventas es responsable del descuento y finanzas del margen, y la cascada no pertenece a ninguno de los dos. Sin un responsable con nombre y un hueco fijo en el calendario, incluso una buena vista de alerta temprana se convierte en una página que nadie abre.
Las empresas que lo hacen bien suelen mantenerlo sencillo: una persona es responsable de la revisión de fugas, se hace cada semana y cubre las diez alertas principales por dólares. Treinta minutos suelen bastar. El hábito importa más que la herramienta, aunque la herramienta decide si el hábito es realista.
Por dónde empezar mañana
Tome la explicación de la mayor desviación de margen del trimestre pasado, la que acabó en la presentación de revisión. Para cada factor que aparece en ella, busque dos fechas: la fecha de la primera factura en la que apareció el problema y la fecha en que alguien lo planteó por primera vez en una reunión o un correo. Las semanas entre esas dos fechas son su retraso de detección.
Después, fíjese en el factor con el retraso más largo y pregúntese qué habría necesitado para verlo en una semana. Normalmente la respuesta es un cruce de datos que nadie ha automatizado o un informe del que nadie es responsable. Eso da una lista corta y concreta que llevar a finanzas y a ventas, y le da una cifra que mejorar el trimestre que viene.
Para ir más allá
Por esta última parte tengo que reconocer el mérito de Rick Robinson, de KKR, un auténtico experto en pricing con quien he tenido el placer de trabajar varias veces a lo largo de nuestras carreras. Todo lo que he escrito arriba parte de la factura, porque suele ser el registro más limpio de lo que se vendió y a qué precio. Los pedidos llegan antes. Para un distribuidor que sirve desde stock, el desfase puede ser de uno o dos días, pero en productos fabricados bajo pedido, trabajos por proyecto o pedidos abiertos, un pedido puede pasar semanas o meses en la cartera antes de enviarse y facturarse. Aplicar los mismos controles de realización de precios y de fugas a los pedidos significa que un descuento fuera del rango de sus similares, o una línea con un precio por debajo del coste actual, aparece mientras alguien todavía puede revisarlo, a menudo antes de que se haya enviado nada y a veces antes de que se haya confirmado al cliente ese precio.
Los datos de pedidos tienen sus limitaciones. Los pedidos se modifican, se cancelan y se envían parcialmente, y los portes y los rappels de un pedido son estimaciones por definición. Así que trate la vista de pedidos como una primera lectura y contrástela con las facturas a medida que se contabilizan. Aun así, donde la cartera es larga, los pedidos suelen ser donde está la primera señal útil, y el retraso de detección del ejercicio anterior puede bajar de cero: la fuga se detecta antes de que salga la primera factura.
En el próximo artículo de la serie: ver venir el shock de costes antes de que golpee su margen.
En Revomo, esta vista semanal forma parte de Analytics & Insights, construido sobre Data & Context Studio. Si quiere ver su propia cascada del precio de tarifa al pocket price a nivel de transacción, nuestro diagnóstico de margen es un primer vistazo gratuito.