Quando un fornitore aumenta i propri prezzi (i suoi costi) o entra in vigore un nuovo dazio, arriva la comunicazione, gli acquisti caricano il nuovo costo e la fattura successiva del fornitore è più alta.
Ma ciò che di solito non succede è una modifica dei report ufficiali sul margine che vendite e pricing guardano ogni settimana. Quei report o dashboard continuano a mostrare il margine che l’azienda realizzava prima dell’aumento, a volte per mesi, mentre ogni ordine viene spedito al nuovo costo.
A maggio abbiamo scritto di come rispondere a uno shock dei costi: decidere chi assorbe quale parte dell’aumento e come coinvolgere i clienti. Quell’articolo dava per scontato che si sapesse già che lo shock era arrivato. In pratica, saperlo è spesso la parte lenta. L’articolo della settimana scorsa su come trovare la perdita prima della chiusura del trimestre parlava del ritardo di rilevamento su sconti, premi e trasporto. Anche un aumento di costo ha il suo ritardo di rilevamento, e di solito è più lungo.
Il report sul margine gira sul costo dell’anno scorso
La maggior parte dei report sul margine per cliente e prodotto si basa su un «costo standard». Il costo standard è uno strumento contabile utile. Mantiene più stabile nel tempo la valorizzazione del magazzino e rende facili da spiegare gli scostamenti. Tende però anche a essere aggiornato una volta all’anno, a volte una volta a trimestre.
Quando un fornitore alza un prezzo a metà di quel ciclo, il nuovo costo compare per primo negli acquisti. A seconda di come l’azienda valorizza il magazzino, la finanza lo vede come uno scostamento del prezzo d’acquisto a livello aziendale oppure come una lenta deriva del costo medio man mano che le scorte più vecchie vengono vendute. Nessuna delle due cose modifica il margine di un preventivo, di un cliente o di uno SKU nei report usati dal team commerciale. Fino al prossimo ricalcolo dei costi, quei report continuano a calcolare il margine sul vecchio numero.
Ecco un esempio illustrativo. Un distributore vende $50 mln all’anno di una famiglia di prodotti con un margine lordo del 25%, quindi circa $37,5 mln di costo. A giugno il fornitore principale di quella famiglia aumenta i prezzi del 6%. Misurato sul costo di sostituzione (quanto costerebbe acquistare o produrre di nuovo l’articolo oggi), il margine su quella famiglia scende a circa il 20,5%, una perdita di circa $190.000 al mese. Il report sul margine, ancora basato su un costo standard fissato lo scorso gennaio, continua a mostrare il 25% fino al prossimo aggiornamento. Quando l’aggiornamento di gennaio recupera il ritardo, sette mesi dopo, circa $1,3 mln di margine sono usciti dalla porta senza che nulla nei report commerciali lo mostrasse.
Illustrative: a $50M product family at 25% margin, supplier up 6% in June, standard cost rolled each January. Hover or focus a month to read both lines.
La correzione nei report è semplice da descrivere. Accanto al margine standard, riporti il margine sul costo di sostituzione. Quando i due numeri cominciano a separarsi su una famiglia di prodotti, quel divario è lo shock dei costi, visibile nella stessa settimana in cui viene caricato il nuovo costo.
Alcuni prezzi sono stati promessi prima che il costo cambiasse
Vedere il divario è la prima metà. La seconda è sapere dove lo si può colmare e dove non ancora.
Una buona parte del fatturato del mese prossimo è già impegnata a prezzi fissati prima dell’aumento. I preventivi aperti sono spesso validi da 30 a 90 giorni. I contratti annuali possono fissare i prezzi per un anno, con o senza clausola di indicizzazione. In molte aziende gli accordi di prezzo speciale e i prezzi specifici per cliente restano fuori dal normale processo di aumento, ed è proprio per questo che vengono trascurati. Le commesse di progetto e gli ordini aperti possono mantenere un prezzo per mesi.
Ciascuno di questi casi richiede una risposta propria. Un preventivo in scadenza può semplicemente essere riemesso al nuovo costo. Un contratto con clausola di indicizzazione può consentire un adeguamento in corso di validità, se qualcuno la invoca in tempo. Un contratto senza clausola diventa una negoziazione al rinnovo, ed è utile conoscere la portata di quella negoziazione prima della riunione di rinnovo. L’unico modo per arrivarci è ricollegare ogni prezzo impegnato al costo su cui è stato costruito, così da poter elencare gli impegni che ora sono sotto il margine obiettivo e gli importi associati a ciascuno.
Dimensionare il divario prima di rivedere i prezzi
Prima che qualcuno invii una lettera di aumento, il numero utile è il divario da recuperare: l’aumento di costo in dollari, per cliente e prodotto, sul periodo in cui ci si aspetta che duri. Questo numero dà un budget alla risposta. Mostra quali clienti concentrano la maggior parte dell’esposizione e quanta parte di essa una data variazione di prezzo recupererebbe davvero, una volta messa da parte l’attività per ora protetta da contratto.
Dà anche qualcosa da misurare dopo. Una volta usciti i nuovi prezzi, confronti la variazione di prezzo realizzata sulle fatture effettive con la variazione di costo sulle stesse righe. Questo tasso di recupero dei costi è una verifica della risposta molto migliore del fatto che la lettera di aumento sia partita in tempo. Gli aumenti annunciati al 6% spesso si realizzano ben al di sotto, una volta che eccezioni, preventivi coperti da clausole di salvaguardia e blocchi negoziati hanno fatto il loro corso. Monitorare il tasso per cliente e per commerciale mostra dove il recupero si è fermato e con chi serve una conversazione di follow-up.
Accorciare il tempo tra la variazione di costo e la variazione di prezzo
Gran parte di ciò che rallenta la risposta a un aumento di costo sono i passaggi di consegne. Gli acquisti caricano il costo, qualcuno nel pricing prima o poi se ne accorge, un analista costruisce l’impatto in una cartella di lavoro, una proposta va alla direzione vendite e la modifica viene inserita a mano. Ogni passaggio aspetta il precedente, e ognuno può restare una settimana nella casella email di qualcuno.
È un punto sensato in cui automatizzare, purché la decisione resti alle persone. Quando il file dei costi franco destino si aggiorna, un workflow può segnalare ogni articolo il cui costo ha superato una soglia stabilita e inviare una proposta di modifica di quei prezzi alla persona che la approva, con l’impatto sul margine allegato. Il workflow prepara la modifica, e l’approvazione decide comunque se viene pubblicata. Il tempo risparmiato viene dall’eliminazione delle attese tra un passaggio e l’altro, mentre la valutazione su quanto trasferire e a chi resta alle persone che ne rispondono.
Da dove cominciare domani
Scelga il più grande aumento di un fornitore o del trasporto che la sua azienda ha assorbito negli ultimi dodici mesi. Trovi tre date: quando il costo più alto è comparso per la prima volta su una fattura del fornitore, quando è arrivato nel costo usato nei suoi report sul margine e quando sono cambiati i suoi prezzi. Poi stimi il margine in dollari su tutto ciò che è stato venduto tra la prima data e l’ultima.
Quel numero è il costo di vedere lo shock in ritardo. Per la maggior parte delle aziende è abbastanza grande da giustificare l’inserimento del costo di sostituzione nella vista sul margine, e le dà una base di partenza da migliorare la prossima volta che arriva una comunicazione di un fornitore.
Prossimamente nella serie: una dashboard le dice che cosa è successo, una decisione le dice che cosa fare.
In Revomo, questo fa parte di Cost Recovery & Repricing, con workflow attivati dai costi di AI Agents & Automation. Se desidera vedere dove si trova oggi il suo margine sul costo attuale, la nostra analisi dei margini è un primo sguardo gratuito.